Pourquoi créer un plan d’action pour votre projet ?

Élaborer et suivre un plan d'action, c'est se doter d'un excellent outil de pilotage pour réussir un projet. Il permet de maximiser les ressources humaines et financières d'une entreprise tout en maîtrisant le temps de mise en oeuvre des objectifs.

En quoi consiste un plan d’action ?

Un plan d’action correspond à une stratégie proposée sous forme d’étapes et de tactiques précises pour atteindre un but visé. Il peut s'agir des objectifs d'une entreprise, d'un organisme, ou d'un projet individuel. Cet outil est souvent présenté sous la forme d'un tableau ou d'une feuille de calcul d'une page. Un plan d'action exemple doit comporter les phases suivantes : sa préparation, son développement, sa finalité, sa mise à jour et un suivi. Pour obtenir plus d’information sur les modèles plan d'action et tester l’état actuel de votre planification personnelle, vous pouvez consulter le site organisologie.com.

Les étapes essentielles de tout plan d’action

Il faut avant tout vous assurer d’élaborer un objectif de projet qui soit réalisable. La méthode SMART (Spécifique, Mesurable, Ambitieux, Réaliste, Temporel) peut servir de base de travail à la préparation de la feuille de route, du tableau ou de l’échéancier de votre projet. Pour illustrer cette démarche de façon concrète, prenons pour modèle de plan d’action le cas d’une entreprise qui, arrivée un peu avant la fin de l’année, se rend compte d’un retard important sur ses objectifs de vente. Le tableau préparé devrait comporter les items suivants : le but du projet, les tâches assignées, le nom des personnes en charge, le budget et autres ressources qui y seront consacrés, la date visée pour l’atteinte des objectifs.

Définissez ensuite votre projet en fonction des étapes suivantes :

Étape 1 : Établir clairement les objectifs visés

Étape 2 : Dresser une liste des actions (par priorité)

Étape 3 : Déterminer le rôle des intervenants impliqués

Étape 4 : Préciser la mise en œuvre des actions

Étape 5 : Fixer un délai réaliste pour sa réalisation

Le résultat d'une stratégie ne se concrétise vraiment que "sur le terrain". Une mise à jour régulière des actions de votre plan s'avère la solution la plus efficace d'en faire le suivi.

Des conseils de pro pour réussir un projet

Les stratèges dans le domaine des affaires mettent souvent en évidence les mesures incontournables que doit comporter tout projet faisant l'objet d'un plan d'action :

• Faire participer les membres de votre équipe :

Cet aspect est déterminant pour la réussite de votre plan d’action. Aussi, les membres de l’équipe doivent être informés dès l’élaboration de la stratégie projetée et tout au long de son développement. Les intervenants apprécieront que leurs idées soient prises en compte et seront plus ouverts à la mise en œuvre des actions proposées. Chaque membre de l'équipe doit connaître précisément le rôle qu'il joue dans les différentes étapes du projet. Expliquez à vos employés les avantages qu'il représente pour eux et pour l'entreprise. N'hésitez pas à les encourager et les récompenser pour leurs efforts.

• Présenter le projet sous forme de tableau :

Le tableau est en quelque sorte un échéancier d’exécution qui peut être utilisé par les membres de l’équipe et leurs dirigeants comme outil de consultation pour en suivre les progrès. Un plan d’action peut couvrir une période de quelques mois, d’un an ou plus s’il s’agit d’un plan stratégique à plus long terme. Cette feuille de route doit être claire, nette et précise pour en faciliter la compréhension rapide lors de sa consultation.

• Prévoir les ressources humaines et financières du projet :

Assurez-vous de prévoir et de consacrer suffisamment de temps, de ressources budgétaires, de formation et de soutien à ce projet. Indiquez clairement le rôle des employés pour chacune des initiatives. Trop souvent, un projet échoue pour avoir manqué de prévision réaliste au niveau du temps alloué, des ressources humaines ou du budget.

• Instaurer un processus d’évaluation et de suivi :

Tout plan d’action gagne à évaluer les résultats de ses étapes-clés au fur et à mesure de son évolution. Il peut s’agir de la prise en compte de mesures quantifiables telles que la part ou la marge de marché, les revenus… et du résultat de chaque action concrète (axé, par exemple, sur la réalisation des tâches). Des réunions ponctuelles et des rapports internes contribuent à assurer le suivi du projet et à privilégier les discussions sur ce sujet. Ces occasions permettent également d’apprécier les stratégies gagnantes, de déterminer les points forts ainsi que les faiblesses du plan d’action, le cas échéant, et d’appliquer des mesures correctives à temps.

Quels sont les bénéfices d’adopter un plan d’action ?

Les avantages en sont très nombreux et c’est la raison pour laquelle cette stratégie est utilisée dans plusieurs domaines (vente, marketing, management, développement web et atteinte d’objectifs individuels). Quand on suit un plan d’action, chaque intervenant sait ce qu’il doit faire et se garde plus concentré sur ses responsabilités. Comme tout est visible et accessible sur un même support (tableau, feuille de route) chacun peut s’y référer et risque moins d'oublier des points importants. Un plan permet de maximiser les ressources de l’entreprise et le potentiel de chaque membre de l’équipe. Il permet également d’obtenir une meilleure visibilité sur ce qui doit être accompli à court, moyen ou long terme. Ainsi, les problèmes peuvent être anticipés et évités plus facilement.

Pour en assurer le succès, votre plan d’action doit faire partie de votre quotidien et de celui de vos employés et non être considéré comme un projet spécial auquel participer à temps perdu.

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